Política de Privacidade do PH Flow

1. Abrangência

Esta Política se aplica ao site institucional do PH Flow, aos formulários de contato e à plataforma disponibilizada em ambiente autenticado. O PH Flow é uma solução de gestão e acompanhamento de processos e obras, utilizada pela equipe PH Ambiental e por usuários externos autorizados, como empresas e profissionais envolvidos nas operações acompanhadas.

Na plataforma, usuários externos podem cadastrar informações da empresa, submeter obras, enviar documentos e acompanhar o andamento dos processos. A equipe interna utiliza o sistema para gestão, análise, comunicação, acompanhamento de prazos, documentos e demais etapas operacionais.

2. Quem trata os dados

O PH Flow é uma solução vinculada à operação da PH Ambiental. Conforme a natureza de cada operação e os contratos firmados com clientes, a PH Ambiental poderá atuar como controladora dos dados pessoais ou como operadora em nome de outra organização.

Quando a PH Ambiental atuar como controladora, será responsável pelas principais decisões sobre as finalidades e os meios do tratamento. Quando atuar como operadora, tratará os dados conforme as instruções do respectivo controlador e os termos contratuais aplicáveis.

3. Quais dados pessoais podem ser tratados

3.1. Site institucional e formulário de contato

Quando você entra em contato pelo site, podem ser tratados:

• nome completo;
• empresa e cargo;
• e-mail profissional;
• telefone ou WhatsApp;
• assunto de interesse;
• conteúdo da mensagem enviada;
• dados técnicos necessários à segurança e prevenção de abuso, como endereço IP e informações relacionadas à verificação anti-spam.

3.2. Plataforma PH Flow

Dependendo do perfil de acesso e da operação contratada, a plataforma pode tratar:

• dados de identificação e contato de usuários autorizados;
• dados cadastrais da empresa representada pelo usuário;
• informações de obras, processos, protocolos, endereços, responsáveis e etapas;
• documentos enviados ou produzidos no contexto da gestão da obra;
• mensagens, registros de interação, histórico de alterações e ações realizadas no sistema;
• dados relacionados a prazos, pendências, aprovações, reprovações, liberações e encerramento de processos;
• registros técnicos de acesso, autenticação, segurança e auditoria.

O PH Flow não deve ser utilizado para inserir dados pessoais que não sejam necessários à finalidade da operação acompanhada.

4. Para que os dados são utilizados

Os dados podem ser tratados para:

• responder contatos comerciais, dúvidas e solicitações de suporte;
• apresentar, contratar, implantar e operar o PH Flow;
• criar e administrar contas de usuários autorizados;
• gerenciar obras, processos, documentos, prazos, pendências e comunicações;
• registrar o histórico das atividades e manter rastreabilidade operacional;
• enviar comunicações transacionais relacionadas ao funcionamento da plataforma e aos processos acompanhados;
• prevenir fraudes, spam, abusos e acessos não autorizados;
• diagnosticar falhas, manter disponibilidade, segurança e desempenho;
• cumprir obrigações legais, regulatórias ou contratuais;
• resguardar direitos em processos administrativos, arbitrais ou judiciais, quando necessário.

5. Bases legais

O tratamento de dados pessoais poderá se apoiar, conforme o caso concreto, em diferentes hipóteses previstas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), incluindo execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse e consentimento, quando este for a base adequada.

Quando o consentimento for utilizado, ele poderá ser revogado nos termos da legislação aplicável, sem afetar a validade do tratamento realizado anteriormente à revogação.

6. Compartilhamento e fornecedores

Os dados podem ser compartilhados com fornecedores necessários à operação do PH Flow, sempre de forma compatível com as finalidades descritas nesta Política. Isso pode incluir provedores de hospedagem, infraestrutura, segurança, envio de e-mails, suporte técnico e serviços de comunicação.

No site institucional, utilizamos serviços como a Brevo para o processamento de e-mails transacionais e contatos e o Cloudflare Turnstile para proteção do formulário contra spam e abuso.

Também poderá haver compartilhamento quando necessário para atender obrigação legal, determinação de autoridade competente, proteger direitos ou executar a operação contratada com clientes e parceiros envolvidos na gestão das obras.

Alguns fornecedores podem utilizar infraestrutura localizada fora do Brasil. Nesses casos, o tratamento e eventual transferência internacional de dados devem observar os requisitos aplicáveis da LGPD e as salvaguardas pertinentes ao serviço contratado.

7. Cookies, registros técnicos e proteção anti-spam

O site pode utilizar recursos estritamente necessários ao seu funcionamento, segurança e prevenção de abuso. O formulário de contato utiliza Cloudflare Turnstile, que analisa sinais técnicos para distinguir interações legítimas de tráfego automatizado.

Também podem ser gerados registros técnicos de servidor, como data e hora de acesso, endereço IP, navegador, dispositivo e informações de erro. Esses registros são utilizados para segurança, diagnóstico e estabilidade.

Atualmente, esta Política não considera ferramentas de publicidade comportamental ou remarketing. Caso esses recursos sejam adicionados futuramente, esta Política e, quando necessário, os mecanismos de consentimento serão atualizados.

8. Por quanto tempo os dados são mantidos

Os dados pessoais são mantidos pelo período necessário para cumprir as finalidades que justificaram sua coleta, prestar os serviços contratados, manter registros operacionais e atender obrigações legais, regulatórias, contratuais ou de exercício de direitos.

Os prazos podem variar conforme a categoria de dado, a natureza do processo acompanhado, a duração da relação contratual e eventuais obrigações de conservação. Encerrada a necessidade de tratamento, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou conservados nas hipóteses autorizadas pela legislação.

9. Segurança da informação

São adotadas medidas técnicas e administrativas compatíveis com a natureza do PH Flow para reduzir riscos de acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação ou tratamento inadequado de dados.

Essas medidas podem incluir controles de acesso, autenticação, gestão de permissões, registros de atividade, proteção de formulários, segregação de ambientes, atualização de sistemas e práticas de segurança aplicáveis à infraestrutura utilizada.

Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes. Caso ocorra evento relevante de segurança envolvendo dados pessoais, serão adotadas as medidas cabíveis de investigação, contenção e comunicação conforme a legislação aplicável.

10. Direitos do titular

Nos termos da LGPD, o titular pode solicitar, quando aplicável:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados pessoais;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação;
• portabilidade, quando aplicável e conforme regulamentação;
• informações sobre entidades com as quais houve compartilhamento de dados;
• eliminação dos dados tratados com base em consentimento, quando cabível;
• revogação do consentimento;
• oposição ao tratamento nas hipóteses previstas em lei;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, quando aplicável.

Para proteger o próprio titular, poderá ser necessário confirmar sua identidade antes de atender determinadas solicitações.

11. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças no PH Flow, nos processos internos, nos fornecedores utilizados ou na legislação aplicável. A versão vigente será disponibilizada nesta página com a respectiva data de atualização.

Quando uma alteração for relevante para a forma como os dados são tratados, poderão ser utilizados canais adicionais de comunicação, conforme o contexto da relação com o titular.